E-mail lijkt simpel, maar er komen veel technische termen bij kijken. Dit overzicht helpt je om de belangrijkste begrippen te begrijpen.
A
Autoresponder Automatisch bericht dat wordt verstuurd als reactie op een ontvangen e-mail. Bijvoorbeeld een "bedankt voor je bericht" bevestiging.
Alias Alternatief e-mailadres dat naar hetzelfde postvak wijst. Bijvoorbeeld:
B
BCC (Blind Carbon Copy) Ontvangers die het bericht krijgen, maar voor andere ontvangers onzichtbaar zijn. Handig voor grote mailinglijsten.
Bounce E-mail die niet kan worden afgeleverd en terugkomt. Dit kan gebeuren bij verkeerde adressen of volle postvakken.
Blacklist Lijst van e-mailadressen of domeinen die worden geblokkeerd door spamfilters.
C
CC (Carbon Copy) Ontvangers die een kopie van het bericht krijgen. Alle ontvangers kunnen zien wie in CC staat.
Catch-all Instelling waarbij alle e-mails naar niet-bestaande adressen bij jouw domein in één postvak terechtkomen.
D
DKIM (DomainKeys Identified Mail) Beveiligingsprotocol dat bewijst dat een e-mail echt van jouw domein komt.
DNS Systeem dat zorgt dat e-mails naar de juiste server worden gestuurd.
E
Encryption (Versleuteling) Beveiligingsmethode die e-mails onleesbaar maakt voor onbevoegden tijdens verzending.
F
Folder/Map Virtuele map waarin je e-mails kunt organiseren (zoals Inbox, Verzonden, Prullenbak).
Forward/Doorsturen E-mails automatisch doorsturen naar een ander e-mailadres.
Filter Regel die e-mails automatisch sorteert of verwerkt op basis van criteria zoals afzender of onderwerp.
G
GDPR Europese privacywet die regelt hoe je met e-mailadressen en persoonlijke gegevens moet omgaan.
I
IMAP (Internet Message Access Protocol) Protocol waarmee je e-mails op meerdere apparaten kunt synchroniseren. Wijzigingen op je telefoon zijn ook zichtbaar op je computer.
Inbox Je postvak IN waar nieuwe e-mails binnenkomen.
M
Mailbox Je complete e-mailaccount inclusief alle mappen en instellingen.
Mail Client Programma waarmee je e-mail leest en verstuurt (Outlook, Apple Mail, Thunderbird).
Mailing List Lijst met e-mailadressen om groepsberichten naar te sturen.
MIME Standaard die bepaalt hoe bijlagen en verschillende content types in e-mails worden verwerkt.
O
Outbox Map met e-mails die nog verzonden moeten worden.
Open Rate Percentage ontvangers dat een nieuwsbrief daadwerkelijk opent.
P
Phishing Frauduleuze e-mails die proberen persoonlijke gegevens of wachtwoorden te stelen.
POP3 (Post Office Protocol) Oudere methode om e-mail op te halen. E-mails worden gedownload en verwijderd van de server.
Postmaster Persoon of systeem dat verantwoordelijk is voor e-mailbeheer van een domein.
Q
Quota Maximale hoeveelheid opslagruimte voor je e-mailaccount.
Queue Wachtrij met e-mails die nog verzonden moeten worden.
R
Reply/Beantwoorden Reactie sturen op een ontvangen e-mail.
Reply-to E-mailadres waar antwoorden naartoe moeten, kan anders zijn dan het verzendadres.
Relay Server die e-mails doorstuurt naar hun eindbestemming.
S
Spam Ongewenste e-mails, meestal commerciële berichten.
Spam Filter Systeem dat automatisch ongewenste e-mails blokkeert of in een speciale map zet.
SPF (Sender Policy Framework) Beveiligingsprotocol dat aangeeft welke servers e-mail mogen versturen namens jouw domein.
SSL/TLS Beveiligingsprotocollen voor veilige e-mailverbindingen.
Signature/Handtekening Automatische tekst die onder elke e-mail wordt toegevoegd (naam, bedrijf, contactgegevens).
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Protocol voor het versturen van e-mails.
U
Unsubscribe Afmelden van een nieuwsbrief of mailinglijst.
Username Gebruikersnaam voor je e-mailaccount, vaak hetzelfde als je e-mailadres.
V
Vacation Message Automatisch antwoord dat wordt verstuurd als je afwezig bent.
Virus Scanner Programma dat e-mails en bijlagen controleert op virussen.
W
Webmail E-mail lezen en versturen via een webbrowser in plaats van een e-mailprogramma.
Whitelist Lijst van vertrouwde e-mailadressen die nooit als spam worden behandeld.
Veel voorkomende problemen en termen
"Mail komt niet aan" Kan liggen aan spamfilters, verkeerde instellingen of serverproblemen.
"Kan geen e-mail versturen" Meestal een probleem met SMTP-instellingen of authenticatie.
"Postvak vol" Je hebt je opslaglimiet bereikt en moet oude e-mails verwijderen.
"Connection timeout" Verbinding met de e-mailserver duurt te lang, vaak een netwerkprobleem.
"Authentication failed" Verkeerde gebruikersnaam of wachtwoord voor je e-mailaccount.
E-mail instellingen die je vaak nodig hebt
IMAP instellingen:
- Inkomende server: meestal mail.jouwdomein.nl
- Poort: 993 (SSL) of 143 (geen SSL)
- Beveiliging: SSL/TLS
SMTP instellingen:
- Uitgaande server: meestal mail.jouwdomein.nl
- Poort: 465 (SSL) of 587 (TLS)
- Authenticatie: Vereist
Tips voor betere e-mail
Organisatie:
- Gebruik mappen om e-mails te sorteren
- Stel filters in voor automatische sortering
- Ruim regelmatig je postvak op
Beveiliging:
- Gebruik sterke wachtwoorden
- Wees voorzichtig met verdachte bijlagen
- Controleer afzenders van belangrijke e-mails
Professionaliteit:
- Gebruik een duidelijke onderwerpregel
- Voeg een professionele handtekening toe
- Reageer binnen redelijke tijd
Hulp nodig?
E-mail kan ingewikkeld zijn, vooral als het niet werkt zoals verwacht. Problemen met e-mail instellingen, spam of andere e-mail gerelateerde vragen?
Neem contact met ons op. We helpen je graag om je e-mail goed werkend te krijgen en uit te leggen hoe alles werkt!